Madame Leroy, 
Monsieur le Vice-recteur,


Par le biais des étudiants du Cercle Informatique nous comprenons qu'il y a eu un sentiment de mécontentement d'un ou de plusieurs professeurs le vendredi précédent la conférence FOSDEM. 

Nous voudrons commencer par exprimer note surprise envers cette nouvelle étant donné que, a coté de certaines demandes, aucune vraie plainte ne m'est arrivée dans la journée du vendredi ou samedi. 


Voici donc une réponse a vos questions.

1/ Oui, je (Christophe) fut présent a certaines réunions préparatoires avec des services de l' ULB. Il ne m'était cependant pas possible de me libérer tout le temps avec mes obligations professionnelles. 


2/ La répartition des tâches entre l'ASBL FOSDEM et le Cercle Informatique (CI) peut être résumée en les points suivants:

Le Cercle Informatique:
- Gestion des rapports avec l'ULB 
- Réservation locaux, matériel audiovisuel,…
- Vente de sandwichs, boissons
- Assistance varia pendant l'événement 

L'ASBL FOSDEM s'occupe du reste:
- Relations avec l'extérieur (media, croix rouge, assurances, ..)
- Organisation des conférences et invitation des conférenciers (transport, hôtel, allocation des auditoires aux projets, …)
- Sponsoring / finances
- Horaires
- Réseau Informatique / internet /	 streaming video / enregistrement video
- Logistique varia ( location de matériel, 
- Coordination des bénévoles 

Contrairement au Cercle Informatique ou les étudiants changent annuellement l'ASBL est composée de personnes qui organisent cette conférence depuis des années. Moi-même depuis 6 ans, Jochen depuis 4 ans. Vous devriez aussi trouver une description de cette structure dans le "Dossier FOSDEM" que nous vous délivrons chaque année vers septembre/octobre.


3/ Comme chaque année nous avons installé du matériel le vendredi précédent la conférence. 
Voici une liste approximative du timing relatif au bâtiment H:
- 9h30 : Arrivée des premiers
- 10h20: Livraison de matériel par Festi  ( 63 tables, 30 bancs, 120 chaises, 8 porte manteaux,…)  Ce matériel est déposé a l'intérieur de la partie inférieure du bâtiment H  (a coté des entrées et contre les fenêtres pour être hors du passage )  
- 11h et plusieurs fois dans la journée: Livraison de matériel, placé dans la partie supérieure du bâtiment H ( a droite de l'entrée et contre les fenêtres) 
- 11h-13h : placement des tables dans le couloir comme communiqué préalablement ( image: http://tias.ulyssis.org/fosdem_U_scout/stands_lower_h.png et http://tias.ulyssis.org/fosdem_U_scout/stands_upper_h.png et http://tias.ulyssis.org/fosdem_U_scout/stands_aw.png) 
- 11h30 -> 16h00 placement des fibres optiques a l'éxtérieur 
- 12h00 -> 18h: Câblage intérieur ( 1,6-2km de câbles dans les couloirs et locaux)
- 13h00: Papier brun sur les valves + signalisation.
- 15h : Installation matériel réseau (rack mobile, switches, antennes,…)
- 21h : finalisation de la journée de préparation et clôture du bâtiment H.

Pendant toutes ces préparations nous faisons de notre mieux pour déranger le moins possible les étudiants, professeurs et cours le vendredi:
- Placement du matériel livré hors du passage.
- Entrée dans les auditoires uniquement a la fin des cours
- Pendaison du papier brun servant a couvrir les valves pendant la conférence d'une telle manière qu'une lecture des horaires et résultats est possible le vendredi. (nous fixons le papier brun aux valves pour ensuite coller la partie inférieure au plafond. Il est cependant arrivé que certaines valves fuses recouvertes temporairement suite a du papier collant qui c'est détaché du plafond. 
- Placement des tables contre les fenêtres et donc hors du passage


Dans l'esprit d'une amélioration continuelle de la conférence, et de garder une bonne entente avec les services et professeurs de l'ULB nous apprécions toute proposition ou remarque. Es-ce pour améliorer l'efficacité de l'organisation ou même a apaiser des éventuelles tensions chez certaines personnes.

Jochen et moi-même sommes entièrement a votre disposition pour en parler.


Dans l'attente de se revoir a la prochaine réunion de démarrage pour la onzième edition du FOSDEM, 
Nos sincères salutations

Christophe Vandeplas - cvandeplas@fosdem.org - 0486641033,
Jochen Maes - jmaes@fosdem.org - 0474753089
pour l'ASBL FOSDEM


PS: Nous n'avons pas encore reçu de facture concernant le trou dans le mur dans la partie inférieure du bâtiment H. Pourriez-vous, comme convenu avec votre collègue avec qui nous avons fait l'état des lieux, nous envoyer la facture a l'adresse suivante: FOSDEM Asbl, Rue Saint-Roch  36, 1360 Perwez